43 mappar

Här kommer en fortsättning på inlägget om David Allens organisationsmetod GTD, som beskrivs i boken Få det gjort! När man beslutat vad som är nästa steg och behöver skjuta upp själva handlingen så kan man skriva in uppgiften i sin kalender, ifall det är ett möte eller en bokning eller en deadline som kommer att ske i framtiden. Men ofta har man även fysiskt underlag för det som ska göras längre fram. Det kan vara dokument som ska läsas in innan ett möte, broschyrer med erbjudanden som man behöver ta ställning till före sista datum, blanketter som ska fyllas i och skickas iväg senast en särskild dag, och mycket annat. För detta material finns det nämligen ett system som ofta kallas för 43 mappar. Systemet består av 43 st. hängmappar.

12 hängmappar märks upp med årets månader. 31 mappar märks upp med nummer 1-31, alltså datum i månaden. Saker i inkorgen som måste åtgärdas längre fram, placeras i aktuell mapp. En blankett som måste skickas senast den 10 i månaden placeras således i mapp 10. Ett dokument som ska läsas in till ett möte den 28 i månaden placeras lämpligen i mapp 26 så att du har gott om tid att läsa och sätta dig in i ärendet. När du läst klart placeras dokumentet i mapp 28 som ju är den dag då mötet äger rum, ifall du vill ha med dig papperet till sammanträdet.

Om det är oktober och ett pm inte är aktuellt förrän i december så placeras detta helt enkelt i decembermappen. 1 december (eller kanske helst senast dagen före) går du så igenom decembermappen och placerar ut innehållet på de datum, eller rättare sagt i de datummappar, som respektive material skall åtgärdas.

Om det är den 3 oktober har du alltså "oktober"-mappen längst fram i lådan och därefter nummer 3. Inför nästa dag placerar du 3an längst bak i ordningen bakom mappen "november" och får på så sätt mapp 4 längst fram, för den 4 oktober samtidigt som du ju flyttat 3an till nästa gång den inträffar, nämligen i november. Den 1 november flyttar du mappen "oktober" längst bak bland mapparna. Systemet blir alltså rullande där dagens datum och innevarande månad alltid finns längst fram i lådan. Det är egentligen inte så krångligt.

I mapparna kan du, utöver konkreta dokument och papper, lägga små lappar eller post-its med uppgifter som du kanske inte har några särskilda dokument kopplade till. Varje morgon tar du fram dagens mapp och får på så sätt både en att göra-lista samt allt underlag du behöver för dagens uppgifter.

I Sverige är det ganska ovanligt att använda sig av hängmappar, i synnerhet i hemmen, men hängmappar är faktiskt ett oslagbart system för pappersförvaring. Jag blev helt hooked när vi skaffade ett enkelt och billigt arkivskåp till vårt arbetsrum här hemma. Jag har märkt upp innehållet på varje mapp och har sedan sorterat dem i bokstavordning i lådorna. "Avtal och kontrakt", "Deklarationer", "Försäkringsbrev", "Pension och PPM", med mera. Superbra sätt att hålla reda på alla papper som måste sparas för framtiden. Våra katter har en egen hängmapp där vi förvarar alla papper som har att göra med dem; försäkringsbrev, vaccinationsintyg, avtalen från katthemmet, med mera. Bara att greppa mappen och ta med till veterinärbesök, och en trygghet för kattvakten ifall något skulle hända med ögonstenarna medan vi är bortresta. Mapparna i arkivskåpet går man lämpligen igenom en gång om året för att sortera ut och slänga papper som inte längre behövs arkiveras.


Eftersom vårt arkivskåp är menat att vara just arkiv, så har jag i nu helgen köpt en fristående låda med hängmappar från Granit som har butiker i flera städer i både Sverige och Norge. Den modellen som är på bilden här ovanför kostar 199 kronor inkl. 8 hängmappar. Den modell jag själv köpte finns tyvärr inte på bild, men det är en större och rejälare box för 299 kronor, också inkl. 8 hängmappar. Man kan förstås köpa till extra hängmappar, men de är av standardformat så om man har hängmappar redan tidigare, eller kan hitta billigare alternativ än på Granit, så behöver man egentligen inte köpa några speciella mappar för de här lådorna.

Min nya mappbox ska stå bredvid datorn på mitt skrivbord, så att jag har hela systemet bekvämt tillhands medan jag arbetar. Jag funderar på att ha en sådan här box på jobbet och en hemma, och skilja på privat- och jobbuppgifter. Alternativt att ha en enda box hemma och bara plocka med mig dagens mapp till jobbet. Det blir förstås en hel del papper som släpas fram och tillbaka mellan hem och jobb, så det är kanske ändå bäst med en box på varje ställe.

Vad är nästa steg?

Jag gillar David Allens effektiva organisationsmetod Get Things Done (GTD), som blivit en hel folkrörelse i USA. Metoden beskrivs i boken Få det gjort! Huvudfrågan i metoden är Vad är nästa steg? vilket är en fråga som alltid leder till handling och beslut. Metoden är främst utformad för att användas på jobbet men funkar förstås precis lika bra hemma.

Grunden är att du har en fysisk inkorg där du lägger saker du får på ditt bord. Post, tidningar, pm från kollegor, rapporter etc. Du tar upp en sak i taget och ställer den avgörande frågan: Vad är nästa steg? har alltså tre olika svar:
1) Släng!
2) Arkivera som referens (exempelvis kontrakt).
3) Agera!

Väljer du punkt 3 ställer du åter igen frågan: Vad är nästa steg?
1) Agera genast! Allt som tar under ett par minuter att genomföra bör du göra direkt.
2) Delegera det, ifall det är någon annan som bör agera på saken.
3) Skjut upp handlingen till ett bestämt tillfälle.

Inga fler pappershögar på skrivbordet.

Genom att följa några enkla regler slipper du således växande pappershögar på skrivbordet. Fiffigt nog kan man även hålla inboxen i mailprogrammet helt ren genom att applicera samma metod för e-mail. Så fort man får ett mail beslutar man sig genast för vad man ska göra med det. Slänga? Arkivera? Agera genast (till exempel svara på mailet) och sedan slänga eller arkivera? Spara för senare beslut eller handling?

Uppskjutna saker har en tendens att bli liggande i all evighet. Inte med GTD. Du måste nämligen bestämma ett datum då du åter måste ta ett beslut om vad som ska göras. Det finns ett särskilt uppföljningssystem för detta (mer om det i kommande bloggposter).

Min erfarenhet är också att denna avgörande fråga: Vad är nästa steg? är helt oumbärlig i möten med kollegor och kunder. Kanske sitter man och planerar ett projekt. När man kommit fram till vad som är målet med det hela så kommer frågan naturligt: Vad är nästa steg? Vad kan föra oss ett steg närmare målet? Vad behöver göras rent konkret? Då kommer man överens något påtagligt (oftast kommer svaret helt spontant och naturligt) som ska utföras och man kan genast delegera uppgiften till lämplig person. Nästa möte följer man upp och ställer frågan igen: Vad är nu det nästa steget vi kan ta? Jag har aldrig känt mig så handlingskraftig som när jag började införa den här frågan på våra möten.