43 mappar

Här kommer en fortsättning på inlägget om David Allens organisationsmetod GTD, som beskrivs i boken Få det gjort! När man beslutat vad som är nästa steg och behöver skjuta upp själva handlingen så kan man skriva in uppgiften i sin kalender, ifall det är ett möte eller en bokning eller en deadline som kommer att ske i framtiden. Men ofta har man även fysiskt underlag för det som ska göras längre fram. Det kan vara dokument som ska läsas in innan ett möte, broschyrer med erbjudanden som man behöver ta ställning till före sista datum, blanketter som ska fyllas i och skickas iväg senast en särskild dag, och mycket annat. För detta material finns det nämligen ett system som ofta kallas för 43 mappar. Systemet består av 43 st. hängmappar.

12 hängmappar märks upp med årets månader. 31 mappar märks upp med nummer 1-31, alltså datum i månaden. Saker i inkorgen som måste åtgärdas längre fram, placeras i aktuell mapp. En blankett som måste skickas senast den 10 i månaden placeras således i mapp 10. Ett dokument som ska läsas in till ett möte den 28 i månaden placeras lämpligen i mapp 26 så att du har gott om tid att läsa och sätta dig in i ärendet. När du läst klart placeras dokumentet i mapp 28 som ju är den dag då mötet äger rum, ifall du vill ha med dig papperet till sammanträdet.

Om det är oktober och ett pm inte är aktuellt förrän i december så placeras detta helt enkelt i decembermappen. 1 december (eller kanske helst senast dagen före) går du så igenom decembermappen och placerar ut innehållet på de datum, eller rättare sagt i de datummappar, som respektive material skall åtgärdas.

Om det är den 3 oktober har du alltså "oktober"-mappen längst fram i lådan och därefter nummer 3. Inför nästa dag placerar du 3an längst bak i ordningen bakom mappen "november" och får på så sätt mapp 4 längst fram, för den 4 oktober samtidigt som du ju flyttat 3an till nästa gång den inträffar, nämligen i november. Den 1 november flyttar du mappen "oktober" längst bak bland mapparna. Systemet blir alltså rullande där dagens datum och innevarande månad alltid finns längst fram i lådan. Det är egentligen inte så krångligt.

I mapparna kan du, utöver konkreta dokument och papper, lägga små lappar eller post-its med uppgifter som du kanske inte har några särskilda dokument kopplade till. Varje morgon tar du fram dagens mapp och får på så sätt både en att göra-lista samt allt underlag du behöver för dagens uppgifter.

I Sverige är det ganska ovanligt att använda sig av hängmappar, i synnerhet i hemmen, men hängmappar är faktiskt ett oslagbart system för pappersförvaring. Jag blev helt hooked när vi skaffade ett enkelt och billigt arkivskåp till vårt arbetsrum här hemma. Jag har märkt upp innehållet på varje mapp och har sedan sorterat dem i bokstavordning i lådorna. "Avtal och kontrakt", "Deklarationer", "Försäkringsbrev", "Pension och PPM", med mera. Superbra sätt att hålla reda på alla papper som måste sparas för framtiden. Våra katter har en egen hängmapp där vi förvarar alla papper som har att göra med dem; försäkringsbrev, vaccinationsintyg, avtalen från katthemmet, med mera. Bara att greppa mappen och ta med till veterinärbesök, och en trygghet för kattvakten ifall något skulle hända med ögonstenarna medan vi är bortresta. Mapparna i arkivskåpet går man lämpligen igenom en gång om året för att sortera ut och slänga papper som inte längre behövs arkiveras.


Eftersom vårt arkivskåp är menat att vara just arkiv, så har jag i nu helgen köpt en fristående låda med hängmappar från Granit som har butiker i flera städer i både Sverige och Norge. Den modellen som är på bilden här ovanför kostar 199 kronor inkl. 8 hängmappar. Den modell jag själv köpte finns tyvärr inte på bild, men det är en större och rejälare box för 299 kronor, också inkl. 8 hängmappar. Man kan förstås köpa till extra hängmappar, men de är av standardformat så om man har hängmappar redan tidigare, eller kan hitta billigare alternativ än på Granit, så behöver man egentligen inte köpa några speciella mappar för de här lådorna.

Min nya mappbox ska stå bredvid datorn på mitt skrivbord, så att jag har hela systemet bekvämt tillhands medan jag arbetar. Jag funderar på att ha en sådan här box på jobbet och en hemma, och skilja på privat- och jobbuppgifter. Alternativt att ha en enda box hemma och bara plocka med mig dagens mapp till jobbet. Det blir förstås en hel del papper som släpas fram och tillbaka mellan hem och jobb, så det är kanske ändå bäst med en box på varje ställe.

Vad är nästa steg?

Jag gillar David Allens effektiva organisationsmetod Get Things Done (GTD), som blivit en hel folkrörelse i USA. Metoden beskrivs i boken Få det gjort! Huvudfrågan i metoden är Vad är nästa steg? vilket är en fråga som alltid leder till handling och beslut. Metoden är främst utformad för att användas på jobbet men funkar förstås precis lika bra hemma.

Grunden är att du har en fysisk inkorg där du lägger saker du får på ditt bord. Post, tidningar, pm från kollegor, rapporter etc. Du tar upp en sak i taget och ställer den avgörande frågan: Vad är nästa steg? har alltså tre olika svar:
1) Släng!
2) Arkivera som referens (exempelvis kontrakt).
3) Agera!

Väljer du punkt 3 ställer du åter igen frågan: Vad är nästa steg?
1) Agera genast! Allt som tar under ett par minuter att genomföra bör du göra direkt.
2) Delegera det, ifall det är någon annan som bör agera på saken.
3) Skjut upp handlingen till ett bestämt tillfälle.

Inga fler pappershögar på skrivbordet.

Genom att följa några enkla regler slipper du således växande pappershögar på skrivbordet. Fiffigt nog kan man även hålla inboxen i mailprogrammet helt ren genom att applicera samma metod för e-mail. Så fort man får ett mail beslutar man sig genast för vad man ska göra med det. Slänga? Arkivera? Agera genast (till exempel svara på mailet) och sedan slänga eller arkivera? Spara för senare beslut eller handling?

Uppskjutna saker har en tendens att bli liggande i all evighet. Inte med GTD. Du måste nämligen bestämma ett datum då du åter måste ta ett beslut om vad som ska göras. Det finns ett särskilt uppföljningssystem för detta (mer om det i kommande bloggposter).

Min erfarenhet är också att denna avgörande fråga: Vad är nästa steg? är helt oumbärlig i möten med kollegor och kunder. Kanske sitter man och planerar ett projekt. När man kommit fram till vad som är målet med det hela så kommer frågan naturligt: Vad är nästa steg? Vad kan föra oss ett steg närmare målet? Vad behöver göras rent konkret? Då kommer man överens något påtagligt (oftast kommer svaret helt spontant och naturligt) som ska utföras och man kan genast delegera uppgiften till lämplig person. Nästa möte följer man upp och ställer frågan igen: Vad är nu det nästa steget vi kan ta? Jag har aldrig känt mig så handlingskraftig som när jag började införa den här frågan på våra möten.

Här och Nu

Jag är en total virrpanna. Om ni nu ser framför er en disträ gammal professor som virrar omkring i ett kaotiskt arbetsrum, så är det en bra bild av mitt inre. Jag är förvisso varken gammal eller professor. Inte än så länge, i alla fall. Men ändå, ni fattar poängen. Jag har ett minne som en guldfisk. Jag kan gå till ett rum för att hämta något och när jag väl kommer dit efter tre sekunder så har jag totalt glömt bort vad det var! Eftersom jag gick omkring och tänkte på något helt annat. Jag känner pressen att försöka hantera min inre hönshjärna och försöka framstå för omvärlden som ett under av organisation och skarpsinne. Förunderligt nog verkar det vara på det sättet andra människor uppfattar mig. Men det är som sagt bara en illusion.

Jag använder en rad tricks som hjälper mig att hantera och organisera olika delar av livet, och jag kommer att ta upp en del av dem i bloggen framöver. Ett grundkoncept i den här strategin går ut på att vara Här och Nu. Människor kan i princip delas upp i två läger. Här och Nu-människorna som alltid tycks leva i ögonblicket sällan bekymrar sig för några konsekvenser, och Där och Då-människorna som inte ser att Här och Nu är mitt framför näsan på dem om man så står och viftar med röda schalar framför deras vakanta drömmande blickar. Jag är det sistnämnda.

Mitt naturliga tillstånd är att befinna mig Där och Då eller möjligtvis Där och Sedan. Jag har ytterst svårt för att vara Här och Nu. Därför har jag i ett par år tränat på att vara just Här och Nu. Att vara Här och Nu, att ta ett djupt andetag och försöka ta in med alla sinnen det som faktiskt händer i realiteten just i detta ögonblick, är en stor hjälp för mig i hanteringen av vardagen, och det är dessutom otroligt avstressande att slippa gräma sig över det som var Där och Då och att slippa oroa sig för det som blir Där och Sedan.


Här och Nu betraktar jag en gullig sovande katt. Här och Nu diskar jag en vacker tallrik och vinnlägger mig om att hantera den försiktigt så att den inte går sönder. Här och Nu kramar jag min älskade. Här och Nu sätter jag ena foten framför den andra när jag tar en promenad. Här och Nu vispar jag ihop en sås.

Så här års finns det extra anledningar att stanna upp, vara stilla och bara njuta av stunden. Här och Nu drar jag in den goda blomdoften i näsborrarna. Här och Nu sitter jag och känner solen värma huden. Här och Nu betraktar jag en vacker fjäril. För tillfället är det dessutom lite trendigt att vara Här och Nu. Det kallas Mindfulness, och är från början en buddhistisk meditationsteknik men används numera i en enklare form inom exempelvis kognitiva terapier.

Nu ska jag sätta mig i möte hela långa dagen och försöka vara Här och Nu. Rena marathonövningen för min del.

Alltid redo med internetförvaring

Jag föredrar att ha sådant som information, dokument och planering i digitalt format. Helst lagrat på externa webbtjänster istället för på den egna datorn. Ligger informationen externt kan jag nämligen komma åt den från vilken dator som helst, vilket är helt lysande när man är på möte hos en kund och inser att man glömt att skriva ut och ta med viktiga papper. Större externa webbtjänster har dessutom automatisk back-up varje dygn, vilket jag själv inte har möjlighet till. Och om någon skulle norpa min laptop är det lugnt - jag har allt det viktigaste på internet! Inklusive all min e-post.


Google tar hand om de flesta av mina behov. E-post, kalender, anteckningsbok, Word- och Exceldokument, foton (genom Picasa). Det jag saknar mest är ett ställe där jag skulle kunna ladda upp mina pdf-dokument. Google documents har tyvärr inte stöd för det ännu. Det vore också fint med ett ställe för förvaring av multimediafiler, typ film och ljud. Jag har inte hunnit ladda upp alla mina filer till nätet ännu, men målet på sikt är att bli helt oberoende av vilken dator jag sitter vid.

Snoddar och spännen på plats

Sommar. Sol. Håret i tofs. Snoddar och spännen strödda över hela huset. Inte nu längre. Här är min lösning: En liten korg med lock i badrumshyllan och ett fint långt band från Panduro (ett ställe jag knappt vågar besöka, för uj vad det går åt pengar där om man som jag har grandiosa pysselvisioner). I korgen ligger hårsnoddarna och på bandet clipsar jag fast alla mina hårspännen i en lång rad, så slipper man rota efter dem i korgen och försöka pussla ihop jämna par. Det är bara att dra ut bandet från korgen och ta de hårspännen man vill bära för dagen.



Lägg märke till att alla mina saker i badrumshyllorna står i låga plastkorgar som är ungefär lika stora som själva hyllan. Det är enkelt att dra ut korgen för att nå det som står längst in i hyllan och det är bekvämt när man ska damma själva hyllan. Allt kladd från burkar och flaskor hamnar dessutom i plastkorgen, som är lätt att diska, istället för på hyllans laminat som är betydligt krångligare att få rent.

Nu ska jag sätta upp håret med snoddar och spännen - jag vet var jag hittar dem! - och gå ut i solskenet. Ha en skön dag!

Bot mot sura disktrasor

Lagt märke till hur disktrasan liksom är i vägen hela tiden? Man kan ju hänga den på kranen, men då riskerar man att få sitt dricksvatten filtrerat genom trasan (urk!) eller så lägger man den på diskbänken men där blir den ofta sur och möglig (dubbelt urk!). Jag hittade världens bästa disktrasehållare på Designtorget. Den ser ut som en liten ihålig puck och har en självhäftande baksida så att den kan sättas upp var som helst.



Pluringen kan även användas för att hänga upp handdukar och städtrasor, så jag har just hamstrat ett helt litet gäng pluringar som jag tänkte installera i städskåpet och i badrummet. Man trycker bara in ett hörn av trasan i pucken så sitter den snyggt och prydligt på plats. Just nu är mitt städskåp fullt av städ- och torktrasor som är slarvigt instoppade i förvaringslådorna. Med en hängare kan man dessutom hänga en fuktig städtrasa på plats i städskåpet och låta torka där. Fatta så praktiskt. Jag är helt kär.

Det visade sig att underverket är formgivet av unga designern Camilla Ljunggren och heter Pluring. Pluring har en egen webbplats där även inköpsställena finns listade (går att köpa via ett antal webbutiker för er som har långt till närmsta fysiska butik). När jag spanade in webbsidan upptäckte jag att det även finns lyxigare varianter än den jag hittat. Bland annat en kökspluring som har hängare för diskborste också. Min diskborste hänger just nu på en något osäker sugproppshängare över diskbänken så den här kökspluringen vore verkligen perfekt för mig.

Här är min egen lilla installation. Lägg märke till den vrålsnygga wettextrasan från Vileda.



Kom ihåg att byta till ny disktrasa ofta!

Svårt att komma in i skafferiet? Lista!

Jag ser dem varje gång jag handlar mat. De där kunderna som virrar från hylla till hylla och inte har en aning om vad de ska ha till middag. De plockar lite här och lite där och hej hopp så kommer de ur butiken med en massa saker att stoppa i kylskåp och skafferi varav uppåt 20% så småningom kommer att hamna i sophinken. Ingen bra strategi, hörni. Det är gräver djupa hål i plånboken och det är dåligt för miljön. Fundera i förväg på vad du behöver köpa hem, skriv en lista och följ den slaviskt. Inga desperata sidoblickar på godishyllorna!

Själv har jag mina inköpslistor på Remember the Milk. Det är en utmärkt bra sajt för att-göra-listor, där man kan tagga varje deluppgift, förutom att man kan lägga dem under olika flikar. Behöver vi köpa hem något kan jag tagga produkterna med vart de går att köpa: PrisXtra, Ikea, med mera. Därefter kan listorna sorteras butiksvis. Det bästa är att mina listor är tillgängliga i mobilen så det är alls ingen katastrof att glömma den handskrivna eller utskrivna lappen hemma. Bara att surfa in till listan via mobiltelefonen. Och man kan dela listor med andra, så maken kommer inte heller undan, haha.



Jag använder RtM till alla mina att-göra-listor numera, och delar upp dem under flikar som Jobb, Hem, Handla, Ekonomi, etc. RtM går väldigt bra att använda i linje med GTD (Get Things Done) som är ett alla tiders rutinsystem för att få saker gjort. Det bygger på Dave Allens bok som finns i svensk pocket. Jag får skriva mer om det en annan gång.

På tal om livsmedel som bara står och tar plats i kyl och skafferi, så utlyser min älskade FlyLady med jämna mellanrum en utmaning för alla oss FlyBabies. Den går ut på att försöka leva så länge som möjligt på det man redan har hemma i skåpen. Vissa små kompletteringsköp får väl göras (det är ju jobbigt att bli utan mjölk till kaffet - det klarar jag bara inte av) men i det stora hela ska man basera sina måltider på det man redan köpt. Det kan bli ganska skojiga maträtter på sluttampen. Pasta med cornflakes och salladsdressing till frukost och så. Dessutom "sparar" man ju pengar på att faktiskt utnyttja det man redan betalt för. Perfekt grej att ta till "i slutet av lönen".

:-)

Och förresten. Se till att alltid vara proppmätt när du handlar mat! Man är aldrig så benägen att köpa godis och onyttigheter som när man befinner sig i matbutiken med kurrande mage. Håll dig till listan!