Vad är nästa steg?

Jag gillar David Allens effektiva organisationsmetod Get Things Done (GTD), som blivit en hel folkrörelse i USA. Metoden beskrivs i boken Få det gjort! Huvudfrågan i metoden är Vad är nästa steg? vilket är en fråga som alltid leder till handling och beslut. Metoden är främst utformad för att användas på jobbet men funkar förstås precis lika bra hemma.

Grunden är att du har en fysisk inkorg där du lägger saker du får på ditt bord. Post, tidningar, pm från kollegor, rapporter etc. Du tar upp en sak i taget och ställer den avgörande frågan: Vad är nästa steg? har alltså tre olika svar:
1) Släng!
2) Arkivera som referens (exempelvis kontrakt).
3) Agera!

Väljer du punkt 3 ställer du åter igen frågan: Vad är nästa steg?
1) Agera genast! Allt som tar under ett par minuter att genomföra bör du göra direkt.
2) Delegera det, ifall det är någon annan som bör agera på saken.
3) Skjut upp handlingen till ett bestämt tillfälle.

Inga fler pappershögar på skrivbordet.

Genom att följa några enkla regler slipper du således växande pappershögar på skrivbordet. Fiffigt nog kan man även hålla inboxen i mailprogrammet helt ren genom att applicera samma metod för e-mail. Så fort man får ett mail beslutar man sig genast för vad man ska göra med det. Slänga? Arkivera? Agera genast (till exempel svara på mailet) och sedan slänga eller arkivera? Spara för senare beslut eller handling?

Uppskjutna saker har en tendens att bli liggande i all evighet. Inte med GTD. Du måste nämligen bestämma ett datum då du åter måste ta ett beslut om vad som ska göras. Det finns ett särskilt uppföljningssystem för detta (mer om det i kommande bloggposter).

Min erfarenhet är också att denna avgörande fråga: Vad är nästa steg? är helt oumbärlig i möten med kollegor och kunder. Kanske sitter man och planerar ett projekt. När man kommit fram till vad som är målet med det hela så kommer frågan naturligt: Vad är nästa steg? Vad kan föra oss ett steg närmare målet? Vad behöver göras rent konkret? Då kommer man överens något påtagligt (oftast kommer svaret helt spontant och naturligt) som ska utföras och man kan genast delegera uppgiften till lämplig person. Nästa möte följer man upp och ställer frågan igen: Vad är nu det nästa steget vi kan ta? Jag har aldrig känt mig så handlingskraftig som när jag började införa den här frågan på våra möten.